Prontuário psicológico digital: o que o CFP exige

Quase toda dúvida sobre prontuário digital começa no lugar errado, perguntando se é permitido. É. A Resolução CFP nº 001/2009, que trata do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos, fala em registro mantido em papel ou informatizado. O formato nunca foi o problema. O que a resolução cobra é o conteúdo, o sigilo e a guarda, e essas três coisas continuam valendo igual em uma pasta de arquivo ou em um banco de dados.

O prontuário é seu, não do paciente e nem de terceiros

Vale separar duas coisas que costumam se misturar. O prontuário é o registro interno do processo clínico, o arquivo de trabalho do profissional. Os documentos psicológicos, como declaração, atestado, relatório e laudo, são o que sai do consultório, e têm regras próprias na Resolução CFP nº 06/2019. Confundir os dois leva ao erro clássico de escrever o prontuário como se ele fosse ser lido por um terceiro, o que empobrece o registro clínico sem proteger ninguém.

Cinco anos é o piso, não o teto

A Resolução CFP nº 001/2009 estabelece a guarda do registro documental pelo prazo mínimo de cinco anos. Mínimo é a palavra que importa. O prazo pode se estender por determinação judicial, por previsão legal específica ou quando o próprio caso recomenda. Há ainda entendimentos que aplicam prazos maiores a prontuários de saúde em geral. Na prática, tratar cinco anos como data de descarte automática é uma leitura arriscada da regra.

Isso tem uma consequência direta na escolha de ferramenta. Um sistema que você usa por dois anos e abandona precisa devolver seus dados em formato legível. Antes de migrar qualquer coisa, a pergunta a fazer é como se faz a exportação completa, e não quanto custa por mês.

O que olhar em um sistema digital

O prontuário eletrônico ajuda a cumprir sigilo, guarda e segurança, mas só quando ele foi construído para isso. Vale checar item por item:

• Controle de acesso por profissional, para que cada pessoa veja apenas os pacientes que atende.
• Registro de quem acessou qual prontuário e quando, o que a LGPD ajuda a justificar e que também protege o profissional.
• Criptografia dos dados, tanto em trânsito quanto armazenados.
• Exportação completa do seu conteúdo, sem depender de suporte, para o caso de você sair.
• Clareza sobre onde os dados ficam hospedados e quem é o operador.
• Backup com restauração testada, e não apenas prometida.

O Manual Orientativo de 2025

Em novembro de 2025 o CFP publicou o Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, que consolida em um só lugar o que estava espalhado entre resoluções e reúne orientação prática sobre o registro do dia a dia e sobre cada tipo de documento psicológico. Se você só for ler uma coisa sobre o assunto, leia esse manual, porque ele é mais recente e mais direto do que qualquer resumo, incluindo este.